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Comment faire un sommaire sur Word ?

Ce n’est plus un secret pour personne, réaliser un sommaire manuellement est une tâche très pénible. Pire encore, les risques d’erreur au niveau des numéros de pages sont énormes. Mais, savez-vous qu’il est possible de générer le sommaire d’un document en seulement un clic ? Si vous l’ignorez encore, sachez que cette technique est bel et bien possible. En plus de vous faire gagner du temps, les risques d’erreur sont très limités. Découvrez dans cet article comment s’y prendre.

Un sommaire automatique : qu’est-ce que c’est ?

Le sommaire est un récapitulatif des grandes lignes d’un document. Il se présente sous une forme bien précise, en mentionnant les titres suivis de leur numéro de page. On le retrouve souvent au début du document ou parfois à la fin sous forme de table de matière. Plus la taille du document est grande, plus il vous sera difficile de réaliser manuellement le sommaire. Pour cela, l’éditeur de texte Word vous propose de le générer automatiquement. Que ce soit le sommaire ou la table des matières, le principe reste généralement le même. La différence se constate au niveau des titres mentionnés dans le sommaire. Pour le générer, tous les titres du document doivent être formatés. Le formatage des titres consiste à leur affecter des styles dans le corps du document, tout en restant cohérent.
Ainsi, veillez à ce que tous les titres du même niveau aient un style identique. La réussite du sommaire dépend essentiellement du formatage des titres. Veillez donc au respect des niveaux de tous les titres. Toute erreur commise dans les affectations de style se fera ressentir dans le sommaire.

Mise en forme et hiérarchisation des titres

Pour faire la mise en forme d’un titre, commencez par l’écrire, sélectionnez-le ensuite, afin de modifier son style. S’il s’agit du titre principal, affectez-lui le style « Titre 1 ». Pour le faire, rendez-vous dans la barre d’outils de Word et recherchez « Titre 1 » au niveau des styles disponibles. Si vous avez des titres de niveau différent dans votre document, répéter le processus, tout en appliquant le style correspondant. Il se pourrait qu’au niveau du style choisi, la police et la taille d’écriture ne vous conviennent pas. Pour cela, faites juste un clic droit sur le style à modifier, puis cliquer sur « modifier ». Une fenêtre s’ouvrira pour vous donner la possibilité de modifier la police, la taille, la couleur et plusieurs autres aspects. Nous vous conseillons d’appliquer les modifications aux styles dès le début de la rédaction du document. Ainsi, il vous suffira de sélectionner le titre et de l’appliquer au fur et à mesure. Une fois les mises en forme terminées, vous pouvez passer à la génération automatique du sommaire.

Comment générer un sommaire automatique ?

À cette étape, positionnez le curseur sur la page et à l’endroit précise où sera inséré le sommaire. Dans la barre d’outils de Word, recherchez l’onglet « Références » puis cliquez sur « Table des matières » dans le coin gauche de votre écran. Ensuite, choisissez l’option « Table des matières personnalisée ». Dans la fenêtre qui apparait, vous avez plusieurs options pour personnaliser votre sommaire. Pour afficher les numéros de page et les aligner à droite, vous n’avez qu’à cocher la case correspondante. En dehors de cette fonction, vous pouvez personnaliser :

  • les caractères de suite, avec la possibilité de ne rien mettre ;
  • le format d’affichage du sommaire ;
  • les niveaux de titres de titre à afficher, etc.

Après avoir spécifié toutes les particularités de votre sommaire, cliquez sur « OK » pour valider. Le sommaire est automatiquement généré, et inséré à la position de votre curseur avant le début de l’opération. Pour aller plus vite, vous pouvez sélectionner l’un des modèles proposés lors de l’ouverture de la fenêtre. Si cela ne vous convient pas, vous pourrez ensuite le modifier.

Identifier le style d’un titre

Pour retrouver le style appliqué à un titre, il suffit de sélectionner le titre puis de rechercher le style encadré dans la barre d’outils. À défaut de sélectionner tout le titre, vous pouvez juste positionner le curseur dans le titre, et le tour est joué. Si au contraire aucun style n’est sélectionné, cliquez sur la flèche en bas et à droite, afin de faire apparaitre la liste de tous les styles du document. Ainsi, lorsque le style est retrouvé et qu’il ne correspond pas au niveau du titre, vous pouvez tout simplement le mettre à jour en lui appliquant le style adéquat. Cette technique est très pratique pour corriger les erreurs au niveau du sommaire. Toutefois, il faudra faire une mise à jour du sommaire après les corrections.

Mettre à jour le sommaire

Si vous apportez des modifications au titre du document après avoir généré le sommaire, elles ne seront pas automatiquement prises en compte. Pour les appliquer au sommaire, il faut faire une mise à jour. Pour cela, il suffit de faire un clic droit sur le sommaire et de choisir l’option « Mettre à jour la table ». Après quoi, le sommaire sera automatiquement mis à jour et prendra en compte toutes les modifications apportées.

Établir un sommaire à l’aide d’un modèle existant

Si vous disposez d’un fichier qui vous sert de modèle, il serait inutile de se débarrasser de l’ancien sommaire pour en générer un autre. Grâce à la technique de mise à jour, vous pouvez facilement avoir un sommaire qui prend en compte les titres et les numéros de page du nouveau document. À ce niveau, nous vous conseillons d’actualiser l’ensemble de la table, afin d’assurer la prise en compte de toutes les modifications.

Que peut-on conclure ?

Générer un sommaire automatique est une fonction indispensable pour tout utilisateur de l’éditeur Word. Que ce soit pour un rapport, un compte rendu ou une thèse, le sommaire automatique vous fera gagner un temps précieux. Dans le cas d’un compte rendu par exemple, il fait office d’ordre du jour. Tout comme le sommaire, la table des matières se génère exactement de la même manière. La seule différence reste le nombre de niveaux de titres à afficher.
Avant toute diffusion d’un document dont le sommaire ou la table des matières est généré automatiquement, nous vous conseillons de toujours faire une mise à jour.

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